Wat willen we bereiken

1) Bedrijfsvoering

Ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie bestaat uit professionals die met veel inzet en loyaliteit uitvoering geven aan onze beleidsvoornemens. Wij hebben er dan ook vertrouwen in, dat zij in staat zijn onze stijl van besturen te faciliteren en te ondersteunen. Vanuit het uitgangspunt ‘inhoud bepaalt vorm’ kunnen wijzigingen in de bestaande organisatiestructuur aan de orde zijn. Dit vraagt om het anders organiseren van het ambtelijke werk en een andere opstelling van de ambtelijke organisatie ten opzichte van de buitenwereld. De organisatie zal steeds meer onderdeel worden van een netwerk of keten van partners om de gemeentelijke taken uit te kunnen voeren. Hierbij staan de klant, de klantvraag en het toevoegen van waarde voor de klant centraal.

De toenemende digitalisering, de extra gemeentelijke taken (decentralisaties), de strakker wordende wet- en regelgeving met bijpassend sanctiebeleid maken het noodzakelijk om de informatieveiligheid verder te verbeteren en te borgen (zie ook RKC-rapport informatiebeveiliging). Informatiebeveiliging is een kwestie van balans blijven zoeken, telkens risico’s afwegen en daarbij bewust keuzes maken. Wetende dat 100% veiligheid niet haalbaar is.

We willen ervoor zorgen dat onze ‘boekhouding’ zo ingericht wordt dat deze goed aansluit op de wettelijke richtlijnen van het BBV. We willen hiermee tevens de sturing verbeteren.

We gaan zaakgericht werken in 2017 breed implementeren. Dit zorgt voor een transparante werkwijze waar zowel de organisatie in brede zin van profiteert als de klant voordeel uit kan halen.

Samenwerking Drentsche Aa

De bedrijfsvoeringsamenwerking met Aa en Hunze en Tynaarlo groeit wat ons betreft verder uit. Door lange tijd met elkaar samen te werken, worden we er beter in en bereiken we sneller samenwerkingsvoordelen. We werken daarbij niet naar een vaststaande vorm toe, maar onderzoeken per onderwerp of samenwerking loont en welke vorm daarbij past (projectmatig, samenvoeging, netwerkconstructie).

Bezuinigingen

Voor de bedrijfsvoering geldt een bezuiniging die oploopt tot € 2,6 miljoen in 2018. Deze bezuiniging is niet haalbaar zonder keuzes te maken in de uitvoering van taken of de verhoging van belastingen.

Wat hebben we gedaan en wat is het resultaat

1) Bedrijfsvoering

Ambtelijke organisatie

De organisatie heeft steeds meer te maken met unieke en eenheidsoverstijgende opgaven van binnen, maar met name ook buiten de organisatie. Daarom is de organisatie begonnen om meer vanuit opgaven te gaan werken. We werken met concernmanagers die verantwoordelijk zijn voor de begrotingsprogramma’s en opgaven. De teams als organisatorische eenheid zijn behouden en deze vormen daarmee de bouwstenen van de organisatie. Dit alles heeft tot doel om de samenwerking tussen de teams, medewerkers en de partners buiten de organisatie verder te vergroten. Leidende principes voor de organisatie hierbij zijn samenwerking, focus en continu verbeteren.

Het college heeft met het georganiseerd overleg en de ondernemingsraad afspraken voor 2017-2020 vastgelegd in een Sociale Agenda onder de noemer ‘Samen vooruit!’. De afspraken gaan over duurzame inzetbaarheid, sociaal werkgeverschap, samenwerkingsverbanden en ‘van werk naar werk’. Een generatiepact maakt onderdeel uit van de afspraken, om ruimte te scheppen voor meer jongere medewerkers. Om een gezonde door- en uitstroom te bevorderen wordt voor nieuwe medewerkers de uitloopschaal afgeschaft.

In de Sociale Agenda is afgesproken dat bij inhuur langer dan twee jaar onderzocht wordt of er sprake is van een structurele functie en of een vast dienstverband mogelijk is. Alle inhuur van medewerkers die twee jaar of langer bij de gemeente werkzaam zijn, is onderzocht. Dit heeft erin geresulteerd dat een aantal inhuurkrachten in vaste dienst is genomen.

Integriteit

Integriteit is een actueel onderwerp binnen de gemeente Assen. Medio 2017 zijn we gestart met het organiseren van masterclasses over integriteit. In samenwerking met BAN Personeelsdiensten zijn twee trainers ingehuurd om integriteit te bespreken in de hele organisatie, iedereen is of wordt nog uitgenodigd: medewerkers, management, bestuur en de raad. De masterclasses zijn bedoeld om medewerkers de grens tussen integer en niet-integer handelen te leren herkennen en welke stappen gezet kunnen worden wanneer een integriteitsconflict gesignaleerd wordt. Daarbij is rekening gehouden met de verschillende werkvelden.

Informatiebeveiliging en privacy

Uit het vervolgonderzoek van de rekenkamercommissie naar informatieveiligheid blijkt dat met name de aspecten ‘mens’ en ‘organisatie’ stevig moeten worden verbeterd. Op technisch gebied is veel verbeterd ten opzichte van het eerste onderzoek in 2015, maar ook hier is nog verbetering nodig.

We zijn gestart met de implementatie van ENSIA (eenduidige normatiek single information audit) en de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om zo in 2018 tot een integrale verantwoording aan de raad te komen over informatieveiligheid en privacy. De DigiD-audits 2016 die in 2017 zijn uitgevoerd, hebben geleid tot goede resultaten.

Zaakgericht werken

Met het ‘live’ gaan van zaakgericht werken per april 2017, is een belangrijke basis gelegd. Het grootste deel van de processen die met burgers en bedrijven te maken hebben, staat generiek ingericht in het zaaksysteem.

De tweede fase, waarin verder wordt gewerkt aan verbeterde digitale dienstverlening aan onze klanten, is voorbereid.

Verbeterplan financieel beheer

Een groot deel van de geïnventariseerde verbeterpunten is opgepakt en opgelost. Wij hebben in 2017 verdere stappen voorwaarts gezet om de interne beheersing op een adequaat niveau te krijgen en de gewijzigde wet- en regelgeving op diverse onderdelen doorgevoerd. Ook is de inrichting van het financiële systeem aangepast. 

Voor wat betreft de financiële administratie en organisatie zijn diverse processen aangepast, zoals de verwerking van memorialen, subsidiebaten, inkoop Wmo en Jeugdzorg, en het waarborgen van de prestatielevering.

De afgelopen jaren is het aantonen van de prestatielevering in de zorg onzeker gebleken. Door de hoge mate van onzekerheid heeft de accountant de afgelopen twee jaren een verklaring met beperking afgegeven. Vanaf 2017 is een implementatieplan opgesteld en uitgevoerd om achteraf de geleverde prestaties aan te kunnen tonen. De wijze waarop en de mate waarin uitvoering gegeven is aan het plan is afgestemd met de accountant. Gemeente Assen heeft een belronde georganiseerd en brieven naar cliënten gestuurd. De respons hierop heeft geleid tot meer zekerheid over de prestatieleveringen in het sociaal domein ten opzichte van voorgaande jaren.

De acties vanuit het verbeterplan financieel beheer in 2017 zijn er voornamelijk op gericht geweest om aandachtspunten in relatie tot de accountant beter af te hechten. Het deel van het verbeterplan dat betrekking heeft op verbeteringen in de (interne) informatievoorziening en het doorvoeren van vereenvoudigingen in de administratie zal in 2018 worden opgepakt.

Gebleken is dat het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de interne processen een continue proces is, dat onderdeel moet zijn van de reguliere planning en control activiteiten. In het kader van de Verbijzonderde Interne Controle 2017 zijn werksessies procesbeheersing gehouden.

Als onderdeel van het verbeterplan financieel beheer zijn voorbereidingen getroffen voor het inrichten van een interne auditfunctie. Voor de jaarrekeningcontrole waren we opnieuw in sterke mate afhankelijk van gespecialiseerde, externe inhuur. De vereisten voor zowel de diepgang van de controle als de kennis en kunde van de medewerkers die de controle uitvoeren, worden steeds stringenter. De realisering van een interne auditfunctie is noodzakelijk voor een goede beheersing van de interne processen en om te komen tot een goedkeurende accountantsverklaring. De inzet is er tevens op gericht om veel meer op processen en systemen te kunnen steunen.

Samenwerking Drentsche Aa

We hebben een fundament gelegd voor de verdere bedrijfsvoeringsamenwerking. Op de terreinen van het heffen en innen van belastingen (SDA Belastingen), en personeels- en salarisadministratie(SDA-PSA), zijn de uitvoeringstaken bij de centrumgemeenten op detacheringsbasis voortgezet. We hebben de formele overgang van personeel naar de centrumgemeenten voorbereid. De samenwerkingsafspraken zijn vastgelegd in overeenkomsten. Er wordt gewerkt volgens een programmastructuur, waarin de samenwerkingspartners regelmatig met elkaar overleggen en afstemmen.

Ook wordt er op andere bedrijfsvoeringsterreinen samengewerkt op project- en netwerkbasis. Naast efficiency is kennisdelen en elkaar versterken de rode draad.

Bezuinigingen

Sinds 2011 is een totaalbedrag van € 11,4 miljoen aan bezuinigingen gerealiseerd in de bedrijfsvoering. In 2017 is ruim € 1 miljoen bezuinigd. Het overgrote deel van de totale bezuinigingsopgave is daarmee structureel ingevuld. Bij de voorjaarsnota 2017 is ervoor gekozen om de nog openstaande bezuinigingsopgave in de bedrijfsvoering te herijken. Er waren geen reële mogelijkheden meer beschikbaar om de resterende opgave volledig in te vullen, zonder dat de kwaliteit van de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding en uitvoering daar schade van ondervinden. De resterende bezuinigingsopgave van € 1,4 miljoen is bijgesteld naar € 0,6 miljoen. De nog openstaande bezuinigingsopgave is daarmee tot een reëel en acceptabel niveau teruggebracht en definitief afgehecht.

Indicatoren

Tabel conform de regeling beleidsindicatoren gemeenten BBV.

Toelichting indicatoren

Voor een toelichting op de ontwikkeling van de indicatoren en de kosten van de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de verderop in deze jaarrekening opgenomen paragraaf Bedrijfsvoering. 

Wat heeft het gekost

Financiële analyse programma Bedrijfsvoering, resultaat € 0,4 miljoen V

Op de personeelskosten was een voordeel van € 0,5 miljoen. Dit is voornamelijk het gevolg van het feit dat de gemiddelde bezettingsgraad over 2017 op ongeveer 95% lag. De kosten van externe inhuur lagen hoger dan in de begroting was voorzien. Een onderzoek naar de inhuur heeft erin geresulteerd dat een aantal inhuurkrachten nu in vaste dienst is genomen. Een andere oorzaak voor hogere personeelskosten betreft noodzakelijke ziektevervanging bij een aantal organisatieonderdelen. De ruimte in het budget voor voormalig personeel is ingezet om de frictievoorziening op peil te brengen om aan de toekomstige financiële verplichtingen te kunnen voldoen.

De kosten in de uitvoering van de taken in het sociaal domein zijn € 0,13 miljoen hoger. Conform de afspraken zijn deze kosten verrekend met het gemeentelijk sociaal deelfonds. In de begroting 2018 is de norm voor de uitvoering van deze taken vastgesteld op 5% van de rijksmiddelen.  

Door deze aanpassing neemt de voor de bedrijfsvoering in het sociaal domein beschikbare ruimte met ingang van 2018 structureel toe.

Op de onderhoudskosten van het materieel en kosten voor ict was een nadeel. Dit nadeel is echter gecompenseerd door een vrijval van kapitaallasten op deze beide onderdelen. Deze vrijval wordt veroorzaakt doordat investeringen in vervoermiddelen, ict en overige investeringen nog lopen, uitgesteld zijn, of later dan gepland zijn opgeleverd.

Een terugloop in projecten heeft gezorgd voor minder projectmatige dekking. Hier stonden echter ook lagere personeelskosten tegenover. Tevens bevindt zich een aantal projecten nog in een voorbereidingsfase en kon de inzet hierop nog niet worden toegerekend aan specifieke projectkredieten.