Algemeen

De bedrijfsvoeringsparagraaf geeft aanvullende informatie op het programma bedrijfsvoering.

Uitgangspunten

De loonsomraming voor 2017 is gebaseerd op de formatie die de directie voor het jaar 2017 heeft vastgesteld. Vertrekpunt voor de loonsom was het salarispeil eind 2017. Hierbij is rekening gehouden met een stijging van 5% vanwege de cao-gemeenten. Daarnaast is rekening gehouden met de invoering van het individueel keuzebudget (IKB). Ook is een nominale loonontwikkeling van + 0,2% conform de inflatieverwachting 2017 van het Centraal Planbureau (CPB) opgenomen.

Verder is rekening gehouden met de gevolgen van jaarlijkse periodieke verhogingen. Naast de loonsom is voor beheerskosten binnen de bedrijfsvoering een aantal normbedragen van toepassing. Zo bedraagt het budget voor vorming en opleiding 1,38% van de loonsom. Voor toelagen aan het personeel is een (gemiddeld) bedrag van € 57 per fte beschikbaar. 

Voor de overige personeelskosten per team is gerekend met een bedrag van € 241 per fte. De toegepaste prijsindex op de prijsgevoelige bedrijfsvoeringsbudgetten bedroeg 0,2%.

Wijzigingen als gevolg van de BBV

Met ingang van 2017 is de nieuwe BBV-regelgeving in werking getreden. Voor wat betreft de bedrijfsvoering heeft de nieuwe regelgeving met name effect op de wijze waarop de overhead moet worden bepaald, toegerekend en gepresenteerd. Deze wijzigingen zijn, ook in deze paragraaf, integraal verwerkt. De kosten van de bedrijfsvoering zijn gesplitst in directe bedrijfsvoering en ondersteuning (overhead). Hiervoor zijn diverse tabellen opgenomen in deze paragraaf. Voor wat betreft de toerekening van de bedrijfsvoeringskosten aan de nieuw gedefinieerde taakvelden is een overzicht opgenomen van de personele inzet op deze taakvelden.

 

Middeleninzet bedrijfsvoering

 

Personeelskosten € 0,5 miljoen V

Zoals uit het formatie en -bezettingsoverzicht (verderop in deze paragraaf opgenomen) blijkt was de gemiddelde bezettingsgraad over 2017 ongeveer 95%, waardoor een voordeel is ontstaan in de personeelskosten. Rekening houdend met de inkomsten uit detachering van medewerkers  (€ 0,65 miljoen) bedraagt de onderschrijding op de algemene personeelskosten (ambtelijk en inhuur) totaal € 0,5 miljoen.

De in 2017 afgesloten nieuwe Cao voor Gemeenten had een negatief effect van € 0,2 miljoen op de geraamde loonsom. Deze uitzetting is gecompenseerd middels een bijstelling van het gemeentefonds (programma Algemeen financieel beleid). De kosten van externe inhuur lagen € 0,55 miljoen hoger dan in de begroting was voorzien. In de begroting wordt voor de totale personeelskosten uitgegaan van de ambtelijke loonsom terwijl externe inhuur veelal duurder is. Zoals in het programma Bedrijfsvoering al is aangegeven is bij inhuur langer dan twee jaar onderzocht of er sprake is van een structurele functie en of een vast dienstverband mogelijk was. Dit heeft erin geresulteerd dat een aantal inhuurkrachten in vaste dienst is genomen.

Zoals al in de najaarsnota aangegeven betreft een andere oorzaak voor hogere personeelskosten de ziektevervanging. Binnen de bedrijfsvoering is geen ziektevervangingsbudget meer beschikbaar. Aangezien op een aantal plekken in de organisatie ziektevervanging noodzakelijk was, is de uitzetting bijna € 0,3 miljoen.

Zowel de hogere kosten als gevolg van externe inhuur, alsook de extra lasten door ziektevervanging, konden binnen de personeelsbegroting worden opgevangen.

Van het beschikbare budget voor voormalig personeel is een bedrag van € 0,17 miljoen niet ingezet. Deze ruimte is benut om de frictievoorziening weer op peil te brengen.

Voorgesteld wordt om het resterende budget inzake kwaliteitsverbetering dienstverlening (€ 0,14 miljoen) over te hevelen naar 2018, aangezien dit meerjarig project nog doorloopt (zie voorstel resultaatbestemming 2017).

Beheerskosten € 0,13 miljoen N

Er is onderbesteding in een aantal centrale budgetten waaronder kantoorartikelen, reiskosten en personele faciliteiten (€ 0,2 miljoen). Op de onderhoudskosten van het materieel en kosten voor ict is een nadeel van totaal € 0,15 miljoen. Dit nadeel wordt echter gecompenseerd door een vrijval van kapitaallasten op deze beide onderdelen. Als gevolg van de veranderende markt is er in de ict sprake van jaarlijkse licentiekosten in plaats van aanschaf van software. Er is veel materieel vervangen.

Er waren extra kosten als gevolg van een kostenonderzoek naar de btw (€ 0,05 miljoen), een naheffing van de Belastingdienst in het kader van de werkkostenregeling (€ 0,06 miljoen) en de aanschaf van dienstkleding voor onder andere de gedetacheerde medewerkers van Alescon en de toezichthouders/handhavers (€ 0,04 miljoen). De overige afwijkingen bedragen per saldo € 0,03 miljoen nadelig.

Kapitaallasten € 0,74 miljoen V

De vrijval van kapitaallasten voor afschrijving en rente wordt veroorzaakt doordat investeringen in vervoermiddelen, ict en overige investeringen in de bedrijfsvoering nog lopen, uitgesteld zijn, of later dan gepland zijn opgeleverd. Bij investeringen in ict is dit veroorzaakt door de veranderende infrastructuur als gevolg van de nieuwe werkomgeving en de gewijzigde financiering van software. Tegenover dit voordeel staan de eerder genoemde nadelen onder de beheerskosten (materieel en ict).

Frictiekosten/-voorziening € 0,17 miljoen N

Een aanvulling van de frictievoorziening was noodzakelijk in verband met frictiekosten als gevolg van de overdracht van het welzijnswerk aan Vaart Welzijn. Aangezien de volledige toekomstige financiële verplichtingen in één keer moeten worden voorzien, was het noodzakelijk om de voorziening ultimo 2017 met € 0,17 miljoen te versterken. De resterende middelen voor voormalig personeel zijn hiervoor ingezet. De komende jaren zal de extra last gecompenseerd worden vanuit de voor dit doel aangegeven financiële ruimte binnen het programma Meedoen.

Overige inkomsten € 0,12 miljoen V

Er zijn extra inkomsten in verband met doorberekende waterschapslasten, een bijdrage van het A+O fonds (stichting arbeidsmarkt en opleidingsfonds) en de verkoop van oud materieel. Voor de dienstverlening aan derden (onder andere Werkplein Drentsche Aa) konden minder kosten worden doorberekend dan begroot.

Personeelskosten decentralisaties

Vanuit de rijksmiddelen die we ontvangen voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet en de Participatiewet worden ook de lasten bekostigd om deze taken te kunnen uitvoeren. De voor de bedrijfsvoering beschikbare ruimte is voor dit doel afgezonderd en toegevoegd aan het programmabudget Bedrijfsvoering. Voor 2017 bedroeg dit budget totaal € 2,1 miljoen. Er zijn extra kosten gemaakt (€ 0,13 miljoen) onder meer door het oplossen van knelpunten in de uitvoering van deze taken. Conform de afspraken is dit bedrag verrekend met het gemeentelijk sociaal deelfonds. In de begroting 2018 is de norm voor de uitvoering van de taken vastgesteld op 5% van de rijksmiddelen. Door deze aanpassing neemt de voor de bedrijfsvoering in het sociaal domein beschikbare ruimte met ingang van 2018 structureel toe.

Directe bedrijfsvoering en ondersteuning

Toelichting ontwikkeling kosten overhead

De voornaamste positieve afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn het gevolg van lagere uitgaven voor personele faciliteiten (P&O/HRM), lagere kapitaallasten (ict en huisvesting), minder uitgaven voor kantoorinventaris en -artikelen (facilitaire zaken) en minder personele inzet op dienstverlening (DIV) en managementondersteuning. 

De hogere kosten op enkele onderdelen zijn met name het gevolg van externe inhuur.

Afname projectmatige dekking

Een terugloop in projecten heeft gezorgd voor minder projectmatige dekking voor de (vaste) bedrijfsvoeringskosten. Door minder inzet op projecten stonden hier echter ook lagere personeelskosten tegenover. Tevens bevindt zich een aantal projecten nog in een voorbereidingsfase of worden projectmedewerkers ingezet op klussen die niet direct gerelateerd zijn aan een specifiek projectkrediet. 

Doordat in deze situaties een directe dekking uit projecten ontbrak zijn deze lasten verschoven naar de exploitatie. In totaal (projecten, investeringen en grondexploitatie) is een projectdekkingsnadeel gerealiseerd van ruim € 0,6 miljoen.

Effect op programma Bedrijfsvoering

De hiervoor genoemde ontwikkelingen hebben per saldo geleid tot een voordeel van ruim € 0,4 miljoen op het programma Bedrijfsvoering (directe en ondersteunende taken).

 

Personeelsformatie

Toelichting

In totaliteit is de gemiddelde personele bezetting in de organisatieonderdelen behorende tot de overhead nagenoeg op de begroting uitgekomen.  De geringe individuele afwijkingen zijn voornamelijk het gevolg van herpositionering van een aantal medewerkers in de loop van 2017 binnen de betreffende organisatieonderdelen. Indien extra inzet aan de orde was kon dit worden opgevangen binnen het beschikbare loonsombudget.

Personele inzet op taakvelden

Met ingang van de begroting 2017 is een aantal financiële stelselwijzigingen doorgevoerd, om de met de vernieuwde begrotings- en verantwoordingsvoorschriften beoogde verbetering van stuurinformatie voor de raad tot stand te brengen.

De invoering van een uniforme set taakvelden was één van deze wijzigingen. De bestaande programma- en productindeling is echter gehandhaafd als basis voor allocatie, autorisatie en verantwoording. Binnen de bestaande programma-indeling worden de totale bedrijfsvoeringskosten toegerekend aan het programma Bedrijfsvoering. Ondanks dat de kosten van de bedrijfsvoering volledig worden toegerekend aan het programma Bedrijfsvoering, geeft de volgende tabel inzicht in de personele inzet per taakveld.

Deze tabel is afgeleid van de personele inzet per programma en beleidsthema, zoals deze is opgenomen in de begroting. Niet alle taakvelden zijn opgenomen in dit overzicht, omdat niet alle bestaande beleidsthema’s gerelateerd zijn aan een taakveld. Alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten die gericht zijn op de externe klant, zijn aan de betreffende taakvelden toegerekend. De overhead is verantwoord op een separaat taakveld binnen het hoofdtaakveld Bestuur en ondersteuning.

 

Investeringen

Toelichting investeringen bedrijfsmiddelen

De investeringen in automatisering zijn fors lager door de veranderende infrastructuur, als gevolg van de nieuwe werkomgeving en de gewijzigde financiering van software (jaarlijkse licentiekosten in plaats van eenmalige aanschaf). De begroting 2018 is hierop bijgesteld.

 

Bezuinigingen bedrijfsvoering

Toelichting bezuinigingen bedrijfsvoering

Sinds 2011 is een totaalbedrag van € 11,4 miljoen aan bezuinigingen gerealiseerd in de bedrijfsvoering. In 2017 is ruim € 1 miljoen bezuinigd. Het overgrote deel van de totale bezuinigingsopgave is daarmee structureel ingevuld. Bij de voorjaarsnota 2017 is ervoor gekozen om de nog openstaande bezuinigingsopgave in de bedrijfsvoering te herijken.

Er waren geen reële mogelijkheden meer beschikbaar om de resterende opgave volledig in te vullen, zonder dat de kwaliteit van de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding en uitvoering daar schade van ondervinden.

De resterende bezuinigingsopgave van € 1,4 miljoen is bijgesteld naar € 0,6 miljoen. De nog openstaande bezuinigingsopgave is daarmee tot een reëel en acceptabel niveau teruggebracht en definitief afgehecht.